Être prestataire événementiel à Paris, ce n’est pas simplement vérifier une date dans son agenda et envoyer un devis.
Avant d’accepter un événement d’entreprise, j’ai besoin de comprendre ce que l’organisateur cherche réellement à créer.
Quel est l’objectif de l’événement ? Qui seront les invités ? Quel est le lieu ? Quels sont les moments importants ? Quels autres professionnels interviendront ?
Ces questions peuvent sembler très éloignées du métier de DJ.
Pourtant, elles déterminent en grande partie ma façon de travailler.
Parce qu’avant de savoir ce que je vais faire, j’ai besoin de comprendre dans quel projet je vais intervenir.
Pourquoi un prestataire événementiel doit-il connaître l’objectif de l’événement ?
C’est probablement la première question à poser.
Pourquoi organisez-vous cet événement ?
Remercier des collaborateurs ?
Fidéliser des clients ?
Réunir différents services ?
Célébrer un anniversaire d’entreprise ?
Lancer un produit ?
Développer des relations avec des partenaires ?
Une soirée clients et un événement destiné à renforcer la cohésion interne peuvent réunir le même nombre de personnes dans un lieu similaire.
Pourtant, ils ne doivent pas nécessairement être vécus de la même manière.
Comprendre l’objectif permet à chaque prestataire de prendre des décisions cohérentes avec le projet global.
Qui seront les invités de l’événement d’entreprise ?
Deuxième question essentielle : qui sera présent ?
Cent collaborateurs d’une même entreprise ne constituent pas le même public que cent clients ou partenaires qui se connaissent peu.
L’âge des participants peut avoir son importance.
Mais ce n’est pas suffisant.
Je cherche surtout à comprendre les relations entre les personnes.
– Se connaissent-elles ?
– Travaillent-elles ensemble quotidiennement ?
– Viennent-elles de différents sites ?
– Y aura-t-il des clients importants ?
– Des partenaires ?
– Des personnes qui découvrent l’entreprise ?
Toutes ces informations permettent de mieux comprendre la dynamique probable de l’événement.
Pourquoi le lieu est-il important pour un prestataire événementiel à Paris ?
À Paris et en Île-de-France, les configurations peuvent être extrêmement différentes. Hôtel, rooftop, restaurant privatisé, péniche, espace événementiel, siège d’entreprise, domaine…
Chaque lieu impose son propre fonctionnement.
Les horaires d’accès.
Les contraintes sonores.
Les possibilités techniques.
Les espaces disponibles.
La circulation des invités.
Les horaires de montage et de démontage.
Mais le lieu influence aussi l’expérience.
Avant un événement, il est donc important pour moi de connaître l’espace dans lequel nous allons travailler et, lorsque c’est nécessaire, d’échanger directement avec les équipes qui le connaissent.
Quels sont les temps forts prévus pendant la soirée ?
Un événement possède son propre rythme.
Accueil des invités.
Cocktail.
Discours.
Présentation.
Repas.
Remise de prix.
Animation.
Temps plus festif.
Certains horaires sont prévus précisément. D’autres évoluent naturellement au cours de la soirée.
Connaître ces différentes séquences permet d’anticiper les transitions et, surtout, d’éviter que les interventions des différents prestataires ne se gênent.
Pourquoi connaître les autres prestataires de l’événement ?
C’est une question à laquelle je tiens particulièrement.
Avec qui vais-je travailler ?
Agence événementielle.
Responsable communication.
Équipe du lieu.
Traiteur.
Photographe.
Vidéaste.
Technicien.
Animateur.
Chacun possède ses propres contraintes et ses propres responsabilités.
Les connaître permet simplement de mieux travailler ensemble.
Je préfère toujours savoir en amont qui fait quoi, qui coordonne l’événement et avec qui communiquer lorsqu’une adaptation devient nécessaire.
Parce que le jour J, une information transmise au bon moment peut éviter beaucoup de complications.
Qu’est-ce qu’un bon brief événementiel ?
Un bon brief ne doit pas nécessairement faire vingt pages.
Il doit surtout permettre aux prestataires de comprendre :
- pourquoi l’événement est organisé ;
- qui sont les invités ;
- ce qui doit absolument se passer ;
- les principales contraintes ;
- le rôle de chacun ;
- la personne qui prendra les décisions le jour J.
Lorsque ces informations sont partagées, chacun peut exercer son métier avec beaucoup plus de sérénité.
Faut-il tout prévoir avant un événement d’entreprise ?
Non.
Et c’est justement tout l’intérêt de la préparation.
Préparer ne signifie pas figer.
Un discours peut durer plus longtemps.
Le repas peut prendre du retard.
Les invités peuvent arriver plus tard que prévu.
Un moment particulièrement agréable peut mériter d’être prolongé.
Une bonne préparation permet justement de mieux s’adapter lorsque la réalité ne suit pas exactement le programme.
C’est probablement l’un des paradoxes de l’événementiel.
Plus les équipes se sont parlé avant, plus elles peuvent être souples pendant.
Ce que j’observe comme prestataire événementiel à Paris et en Île-de-France
Avec l’expérience, j’ai compris que les événements les plus agréables à accompagner sont rarement ceux pour lesquels on m’a simplement indiqué : « Rendez-vous à 18 h. »
Ce sont ceux pour lesquels j’ai compris le projet. Je connais l’objectif. Je sais qui intervient. Je connais les moments importants. Et je sais à qui m’adresser.
Cela ne signifie pas que tout se déroulera exactement comme prévu.
Au contraire.
Mais lorsqu’un imprévu survient, chacun sait beaucoup plus facilement comment réagir.
Et pour moi, c’est aussi cela être un bon prestataire événementiel : ne pas seulement maîtriser son métier, mais comprendre comment son métier s’intègre dans le travail de tous les autres.
FAQ — Bien préparer ses prestataires pour un événement d’entreprise
Quelles informations transmettre à un prestataire événementiel ?
L’objectif de l’événement, le nombre et le profil des invités, le lieu, les horaires, les principaux temps forts, les contraintes techniques et les coordonnées de la personne chargée de la coordination constituent une excellente base.
Quand faut-il mettre les différents prestataires en relation ?
Dès que leurs interventions peuvent avoir un impact les unes sur les autres. Un échange en amont entre le lieu, le traiteur, les équipes techniques, l’agence et les autres intervenants permet souvent d’anticiper les principaux points de coordination.
Comment choisir un prestataire événementiel à Paris ?
Au-delà de ses compétences techniques, vérifiez sa capacité à comprendre votre objectif, à communiquer avec les autres intervenants, à anticiper les contraintes du lieu et à s’adapter au déroulement réel de l’événement.
Pourquoi organiser un brief avant le jour J ?
Le brief permet à tous les intervenants de partager les mêmes informations et le même objectif. Il réduit les incompréhensions et facilite les décisions lorsque le planning doit évoluer.
Conclusion
Choisir un prestataire événementiel à Paris ou en Île-de-France ne devrait donc pas uniquement consister à vérifier ses disponibilités, son tarif ou ses compétences techniques.
Les questions qu’il vous pose sont elles aussi révélatrices.
Cherche-t-il à comprendre votre projet ?
S’intéresse-t-il aux autres intervenants ?
Anticipe-t-il les contraintes ?
Comprend-il ce que vous souhaitez faire vivre à vos invités ?
Pour ma part, avant de dire oui à un événement, j’ai besoin de comprendre tout cela.
Parce qu’un prestataire n’intervient jamais seul.
Il entre dans un projet déjà imaginé par quelqu’un d’autre. Et son rôle est aussi de savoir y trouver sa juste place.
